Politique de confidentialité et conditions d’utilisation des sites Internet

Dernière mise à jour : 16 octobre 2024

Le Centre de la francophonie des Amériques, organisme du gouvernement du Québec (ci-après « Centre », « nous », « notre », « nos ») respecte votre vie privée et s’engage à prendre les mesures nécessaires afin de protéger vos renseignements personnels, conformément à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (ci-après « Loi »). La présente politique de confidentialité et conditions d’utilisation vise à se conformer aux lois québécoises et au Règlement général sur la protection des données (RGDP) pour les personnes demeurant dans des pays de l’Union européenne.

Afin de remplir sa mission, notamment celle de contribuer à la promotion et à la mise en valeur d’une francophonie porteuse d’avenir pour la langue française dans le contexte de la diversité culturelle, le Centre a créé et entretient le portail Internet francophoniedesameriques.com et d’autres sites ou plateformes Web comme bibliothèquedesameriques.com, cfa-espacem.com et voixduchangement.com (ci-après les « sites Internet du Centre » ou « nos sites Internet »). En utilisant les sites Internet du Centre, vous acceptez la présente politique de confidentialité et les conditions d’utilisation.

Le présent document a pour but de vous aider à bien comprendre la manière dont le Centre collecte, utilise, communique, conserve et protège vos renseignements personnels

Votre utilisation des sites Internet du Centre signifie que vous consentez à ce que vos renseignements, y compris vos renseignements personnels, soient traités de la manière décrite dans la présente politique de confidentialité et conditions d’utilisation. Votre utilisation de nos services et tout différend à propos de la protection des renseignements personnels sont assujettis à la présente politique de confidentialité et conditions d’utilisation.

1. Mesures de protection

Le Centre a mis en place des mesures physiques, technologiques et administratives pour protéger vos renseignements personnels contre toute perte accidentelle ou accès, utilisation, modification et divulgation non autorisés. Voici quelques exemples :

• Mesures de protection physiques : Lieux protégés par du personnel de sécurité, caméras de surveillance, gestion des accès aux documents papier, documents protégés par verrou ;
• Mesures de protection technologiques : Gestion des accès aux documents électroniques et aux serveurs, pare-feu, tests d’intrusion ;
• Mesures de protection administratives : plan de classification des documents, calendrier de conservation, formation du personnel.

Les renseignements personnels que nous collectons sont conservés sur des serveurs sécurisés à accès restreints, basés au Canada, d’un tiers fournisseur de services. Notez cependant que les données recueillies par ou partagées avec les tiers, notamment sur nos sites Internet, pourraient être conservées à l’extérieur du Canada, notamment aux États-Unis. Nous prenons les moyens raisonnables pour nous assurer que tout tiers fournisseur de services offre un environnement sécuritaire et adéquat et des mesures sécuritaires similaires à celles exigées par les lois canadiennes et québécoises pour protéger vos renseignements personnels.

Malgré ce qui précède, la sécurité de vos données à caractère personnel fait partie de nos priorités et nous nous engageons à prendre toutes les mesures raisonnables pour empêcher la divulgation, utilisation, altération ou destruction de vos données personnelles. Le Centre limite le nombre de membre de son personnel ayant accès à ces données, et ceux-ci sont tenus au respect d’une totale confidentialité. Advenant une violation à la sécurité, les mécanismes automatisés de défenses sont activés et les personnes responsables des systèmes sont alertées. Une analyse de la situation est alors faite et au besoin des correctifs sont mis en place. Si une atteinte aux données personnelles est constatée, les personnes concernées sont informées directement par courriel.

2. Consentement

Le Centre de la francophonie des Amériques collecte des informations de manière transparente et avec le consentement éclairé et libre de la personne concernée, uniquement lorsque les informations sont nécessaires pour fournir le service demandé. Conformément aux lois en vigueur, le Centre de la francophonie des Amériques indique clairement les raisons de la collecte des renseignements personnels et confidentiels et demande le consentement de la personne concernée pour leur conservation et leur utilisation. Si le Centre de la francophonie des Amériques souhaite utiliser ces renseignements à d’autres fins, elle doit obtenir un nouveau consentement précis. La collecte d’informations se fait par le biais de formulaires, de sites Internet, d’entretiens téléphoniques, par courriel ou directement auprès des personnes concernées. 

Le consentement est prévu pour les différentes collectes de renseignements personnels suivantes :

• Les renseignements personnels concernant les demandes d’adhésion ;
• Les renseignements personnels concernant les élections ;
• Les renseignements personnels concernant les activités et concours ;
• Les renseignements personnels concernant les employés du Centre.

Les internautes de moins de 14 ans doivent obtenir l’autorisation d’un parent ou d’un tuteur avant de soumettre des renseignements personnels. La technologie limitant la vérification de l’âge exact des visiteurs de son site, le Centre de la francophonie des Amériques se fonde sur la bonne foi de ces derniers pour respecter cette exigence. Le Centre de la francophonie des Amériques ne collecte pas sciemment des renseignements personnels auprès des internautes de moins de 14 ans sans avoir le consentement d’un parent ou d’un tuteur. Si nous apprenons que nous avons recueilli ou reçu des renseignements personnels d’un enfant de moins de 14 ans sans le consentement d’un parent ou d’un tuteur, nous supprimerons ces informations.

3. Droit d’accès, d’opposition et de rectification des renseignements personnels

Si vous ne souhaitez pas que vos renseignements personnels soient communiqués à des tiers, il vous est possible de vous y opposer au moment de la collecte ou à tout moment par la suite. Notez toutefois que cela pourrait entrainer l’impossibilité pour nous de vous rendre certains services.

Nous nous engageons à vous offrir un droit d’opposition et de retrait quant à vos renseignements personnels.

Le droit d’opposition s’entend comme étant la possibilité offerte aux utilisateurs de refuser que leurs renseignements personnels soient utilisés à certaines fins mentionnées ci-dessus lors de leur collecte. Quant au droit de retrait, il s’agit de la possibilité de retirer votre consentement à ce que vos données soient conservées et traitées, par exemple afin de ne plus figurer dans une liste de diffusion.

Vous avez le droit d’accéder aux renseignements personnels qui vous concernent et que vous nous avez communiqués.

Si ces renseignements personnels sont inexacts, imprécis ou incomplets ou si vous n’avez pas autorisé leur collecte, leur communication ou leur conservation, vous pouvez communiquer avec le Centre.

Pour pouvoir exercer ces droits, veuillez nous contacter aux coordonnées suivantes afin qu’ils soient rectifiés ou retirés :

Adresse postale :

Centre de la francophonie des Amériques
2, Côte de la Fabrique
Case postale 110, Succ. Haute-Ville
Québec (Québec) G1R 4M8 CANADA
Adresse électronique : [email protected]
 

Nous nous efforcerons de traiter en temps opportun toutes les demandes de rectification ou de retrait de renseignements personnels.

4. Collecte des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont définis par la Loi comme étant tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. À ce titre, voici une liste d’exemples de renseignements personnels que nous pouvons recueillir lorsque vous y consentez :

• Les renseignements personnels sur l’identité, comme le prénom, le nom de famille, l’adresse électronique, le pays de résidence, la province ou le territoire au Canada ou État aux États-Unis et le groupe d’âge lors de votre inscription comme membre du Centre ;

• Les informations personnelles, comme l’adresse postale, les numéros de téléphone, le passeport, les contacts en cas d’urgence et les allergies alimentaires pour la participation à certains de nos programmes. Un consentement spécifique est demandé lorsque nécessaire ;

• Les informations sur votre compte à la Bibliothèque des Amériques, comme l’historique d’emprunts ;

• Les renseignements personnels techniques, comme l’adresse du protocole Internet (IP), l’emplacement approximatif, les fichiers témoins et les autres technologies sur les appareils que vous utilisez pour accéder aux sites Internet du Centre ;

• Les renseignements sur l’activité Internet, comme l’historique de navigation, l’historique de recherche, les interactions avec nos sites Internet et le taux d’engagement avec nos publications ;

• Les renseignements financiers, comme l’information reliée aux méthodes de paiement si une transaction financière est impliquée ;

• Les renseignements liés à l’emploi tels que le curriculum vitae, la scolarité ou vos références professionnelles.

Lorsque vous interagissez avec les plateformes du Centre, l’adresse IP associée à votre appareil est recueillie automatiquement. L’adresse IP permet notamment de collecter des informations sur votre localisation géographique, le système d’exploitation et le navigateur Web que vous utilisez, l’heure et la durée de votre visite sur une plateforme, votre emplacement virtuel et les pages que vous consultez. 

5. Utilisation des renseignements personnels

Le Centre peut utiliser vos renseignements personnels aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, conformément à votre consentement, ou pour d’autres fins autorisées par la Loi.

Nous pouvons notamment utiliser les renseignements recueillis aux fins suivantes :

• Permettre de vous identifier et vous authentifier dans l’Espace M, espace virtuel réservé aux membres du Centre ;

• Permettre de vous fournir un service adapté à vos besoins ;
• Communiquer avec vous périodiquement par écrit, de vive voix ou par voie électronique afin de vous tenir informé des activités du Centre ;
• Permettre de tenir des statistiques sur nos membres et nos utilisateurs, lesquelles sont essentielles aux fins de nos intérêts légitimes d’avoir accès à l’information concernant notre marché ;
• Permettre à nos membres éligibles de participer aux élections du Centre ;
• Permettre d’emprunter des livres à la Bibliothèque des Amériques ;
• Payer des honoraires ;
• Permettre d’effectuer le suivi nécessaire au renouvellement de votre abonnement.

Nous ne recueillons et n’utilisons que les renseignements requis et nécessaires pour nous permettre d’arriver aux fins ci-haut mentionnées.

En plus de ce qui précède, nous utilisons également, comme indiqué dans la section 8, des fichiers témoins et/ou journaux (en anglais « cookies »), pour réunir et recueillir automatiquement des informations vous concernant.

6. Communication de renseignements personnels

En devenant membre du Centre de la francophonie ou en participant à une de nos activités nécessitant une inscription, vous consentez à la collecte, au transfert, au stockage, à l’utilisation et au traitement de vos informations collectées sur les sites Internet du Centre, conformément aux conditions et fins décrites par la présente politique de confidentialité et conditions d’utilisation.

L’accès aux renseignements personnels est limité aux membres du personnel du Centre et à nos collaborateurs ayant un intérêt légitime à l’égard de leur utilisation, leur protection, leur conservation ou leur destruction.

À titre d’exemple, les collaborateurs du Centre peuvent être des tiers fournisseurs de services et/ou partenaires, notamment ceux qui offrent des services de voyage, de livres numériques, de développement de sites Internet, de développement d’applications, d’hébergement, d’entretien ou de sécurité.

Des tiers avec qui nous partageons des renseignements personnels, nous exigeons qu’ils aient au moins le même niveau de sécurité que celui que nous appliquons par la présente politique.

Veuillez noter que les lois applicables à l’extérieur du Québec peuvent faire en sorte qu’un gouvernement, une cour de justice ou un organisme étatique soient autorisés à exiger la divulgation de vos renseignements personnels. Le Centre n’assume aucune responsabilité à cet égard et ne s’opposera pas à la divulgation de vos renseignements personnels advenant le cas où elle serait imposée par une loi locale. En nous fournissant volontairement vos renseignements personnels, vous acceptez ainsi que ces derniers puissent être recueillis, utilisés et divulgués en conformité avec ce qui précède.

7. Conservation des renseignements personnels 

Le Centre de la francophonie des Amériques a mis en place une procédure encadrant la conservation, la destruction et l’anonymisation des renseignements personnels.

Les renseignements personnels partagés avec le Centre de la francophonie des Amériques, qui ne sont pas nécessaires à l’accomplissement des mandats et des activités prévues par la loi, seront immédiatement supprimés.

Une fois leur durée de conservation atteinte, les renseignements personnels seront détruits par le Centre de la francophonie des Amériques, en respectant les modalités convenues lors de la collecte du consentement.

Les fichiers informatiques seront effacés des serveurs, des logiciels ou des postes de travail, tandis que les documents papier seront détruits par déchiquetage.

Pour les membres, nous conservons vos nom, prénom et adresse électronique pendant toute la période durant laquelle votre compte membre est actif. Si votre compte est inactif pendant trois ans, il sera supprimé ainsi que vos données personnelles et les données associées au compte.

8. Témoins de connexion

Les sites Internet du Centre utilisent des témoins de connexion, qui permettent notamment de maintenir des statistiques quant à son utilisation et ainsi, d’optimiser votre expérience de navigation. Ils se divisent en quatre catégories :

• Témoins essentiels
  Ces témoins sont essentiels au bon fonctionnement des propriétés Web et ne peuvent être désactivés. Ils sont généralement établis en tant que réponse à des actions que vous avez effectuées et qui constituent une demande de services, tels que la définition de vos préférences en matière de confidentialité, la connexion à votre compte ou le remplissage de formulaires.

• Témoins fonctionnels
  Ces témoins permettent d’améliorer et de personnaliser les fonctionnalités des propriétés Web. Ils peuvent être activés par nos équipes, ou par des tiers dont les services sont utilisés sur les différentes pages. Si vous n’acceptez pas ces témoins, une partie de ces services pourraient ne pas fonctionner normalement. Vous serez notamment incapable de lire les vidéos.  

• Témoins analytiques
  Ces témoins permettent d’obtenir des statistiques, telles que le nombre de visites et les sources de trafic, afin de mesurer et d’améliorer les performances des propriétés Web. Ils aident également à identifier les pages les plus ou moins visitées et l’utilisation de celles-ci. En refusant ces témoins, de l’information agrégée sera tout de même collectée et compilée de manière anonyme. 

Les témoins de connexion sont des éléments d’identification particuliers et aléatoires, composés de fichiers textes, qui sont enregistrés sur le disque dur de l’ordinateur de l’internaute. Ils servent à identifier le navigateur de l’internaute, son utilisation du site et parfois, son adresse IP. Dans certains cas, la fermeture du navigateur entraine la suppression des témoins de connexion de l’appareil de l’utilisateur.

Il est possible de changer les paramètres de votre navigateur Web afin de limiter l’utilisation des témoins de connexion ou de supprimer les témoins qui sont enregistrés sur votre appareil. Toutefois, en limitant l’utilisation des témoins de connexion, il est possible que votre expérience de navigation sur les propriétés Web du Centre soit altérée, les témoins de connexion étant un élément essentiel à leur bon fonctionnement.

9. Matomo et Poptin

Le Centre a recours à l’outil Matomo afin de comprendre l’utilisation de ses propriétés Web à l’aide de témoins de connexion et d’autres technologies. Ces renseignements sont dépersonnalisés et permettent au Centre de tracer des statistiques générales. Matomo permet notamment de suivre l’achalandage des plateformes du Centre, la popularité des pages de celles-ci et la provenance générale des utilisateurs. Ces données permettent au Centre d’améliorer l’expérience de navigation.

Même si vous refusez l’utilisation de témoins de connexions analytiques, de l’information agrégée sur votre utilisation de nos propriétés Web sera tout de même collectée, afin de nous permettre de tenir des statistiques générales, ne permettant pas l’identification d’un utilisateur spécifique, à l’aide de pings sans témoin. Ces pings sans témoin permettent non seulement la compilation de statistiques, mais sont essentiels lors de la navigation en ligne et sont générés pour chaque interaction avec un site Internet.

Les données utilisées par Matomo sont conservées sur nos serveurs situés au Québec.

Le Centre a recours ponctuellement à l’outil Poptin afin d’annoncer sur ces sites Internet ses activités à l’aide de bannière surgissante. Un témoin est utilisé pour déterminer le moment et la fréquence de l’apparition des bannières.

10. Conditions d’utilisation des sites Internet du Centre

 Propriété intellectuelle

Le Centre détient les droits et les autorisations lui permettant de diffuser les contenus que l’on trouve sur les sites Internet du Centre, y compris les textes, les images, les notices et les premières de couverture (ci-après les « contenus »). Les contenus sont protégés par droit d’auteur ou par d’autres droits de propriété intellectuelle sauf en cas de mention à l’effet contraire.

L’usager est responsable de s’assurer que son utilisation des contenus, ainsi que de tous les éléments qui les composent, ne viole aucun droit d’auteur ou tout autre droit, au Canada et dans tout autre pays où il utilise les contenus. Le Centre n’assume aucune responsabilité à cet égard.

Hyperliens vers des sites Internet externes

Les sites Internet du Centre comportent des liens qui permettent à l’usager d’accéder à des sites Internet exploités par des tiers. L’existence de ces liens ne constitue en aucun cas un appui aux sites concernés, à leur contenu ou aux autres sites qui sont rattachés à ces sites. Le Centre ne peut aucunement être tenu responsable de leur contenu ou du choix des liens fournis. Le Centre peut retrancher ou modifier tout lien apparaissant sur les sites Internet du Centre.

Hyperliens sur des sites Internet de tiers vers les sites Internet du Centre

Les sites Internet du Centre peuvent se retrouver parmi les liens offerts par des sites Internet exploités par des tiers. L’existence de ces liens ne constitue en aucun cas un appui aux sites concernés, à leur contenu ou aux autres sites qui sont rattachés à ces sites. Le Centre ne peut aucunement être tenu responsable de leur contenu ou du choix des liens fournis.

Décharge de responsabilité

Le Centre n’offre aucune garantie en relation avec l’utilisation des sites Internet du Centre et des contenus qui s’y retrouvent. L’usager accepte de les utiliser tels quels et de s’y fier à ses propres risques. 

11. Droit applicable et tribunaux compétents

La présente politique de confidentialité et conditions d’utilisation est régie par les lois et règlements de la province de Québec et les lois du Canada applicables dans cette province. Tout différend relatif à l’utilisation des sites Internet du Centre et des contenus doit être résolu en fonction de ces lois dans un tribunal du district judiciaire de Québec.

En cas de litige, les utilisateurs seront tenus d’accepter au préalable un mode alternatif de résolution de conflits.

12. Plainte

Le Centre s’est doté d’un mécanisme de gestion des plaintes concernant le traitement des renseignements personnels. Toute plainte doit être formulée à l’adresse suivante : [email protected]. 

13. Questions

Pour toute question concernant les pratiques du Centre en matière de protection des renseignements personnels ou pour exercer l’un ou plusieurs de vos droits par rapport à ces derniers, veuillez écrire à : [email protected]

14. Modifications

La présente politique de confidentialité et les conditions d’utilisation sont susceptibles d’être modifiées en tout temps. Si nous apportons des changements importants, nous prendrons des mesures pour vous en aviser par courriel. En cas de défaut ou de refus par un utilisateur d’accepter la version mise à jour de la présente politique, son accès aux services du Centre pourra être suspendu à partir de la date d’entrée en vigueur de la mise à jour. 

Pour toute question, veuillez nous contacter à : [email protected]